Det grunnleggende konseptet med fast kjøregodtgjørelse er at man skal få penger utbetalt selv om man ikke kjører bil i jobb i en enkelt måned. Man er med andre ord sikret en inntekt fordi man holder en bil tilgjengelig, og derfor kalles ordningen noen ganger også billønn.
Disse pengene vil i utgangspunktet regnes som lønn, og beskattes på samme måte. Dermed havner en god del av pengene ikke i den ansattes lomme - på tross av at den er ment til å dekke reelle utgifter i forbindelse med jobb.
Fra lønn til skattefritt utlegg
Løsningen er å føre kjørebok som grunnlag for skattefri utbetaling. På denne måten kan hele den faste kjøregodtgjørelsen bli skattefri dersom man har kjørt nok til å dekke den inn. Det er også vanlig å betale ut mer enn den faste kjøregodtgjørelsen i en gitt måned dersom den ansattes kjøring tilsier det.
Her er noen eksempler på utbetaling med og uten ført kjørebok for en person med 5000 kroner i måneden i billønn/fast kjøregodtgjørelse og en kjørelengde i jobb på 1250 km i samme måned.
| Med føring av kjørebok | Uten føring av kjørebok | |
| Fast kjøregodtgjørelse (billønn) | 5000 | 5000 |
| Skattefri kjøregodtgjørelse (3,5 NOK x km i jobb) |
4375 | 0 |
| Skattbar kjøregodtgjørelse | 625 | 5000 |
| Skatt (Ved 45% marginalskatt) |
281 | 2250 |
| Utbetalt | 4719 | 2750 |
Eksempelet over er litt forenklet. I virkeligheten vil det også være bompenger å ta hensyn til, og den avtalte kjøregodtgjørelsen kan være høyere enn den skattefrie. Men uansett er det grunnleggende poenget det samme: Dersom du har fast kjøregodtgjørelse (billønn) og faktisk bruker egen bil i jobb så er det mye penger å hente på å føre kjørebok.
I eksempelet over så vil man med 10 arbeidsmåneder ha cirka 20.000 kroner mer å rutte med i året dersom det føres kjørebok.
Bedriften sparer også på dette - det skattefrie beløpet regnes som et utlegg og medfører ikke arbeidsgiveravgift - i dette tilfellet tilsvarende tilsvarende over 6000 kroner per ansatt per år.